Контроль и учёт.

Статья о скучных, но, к сожалению, необходимых вещах.

Автор не претендует на истину в последней инстанции и высказывает мнение, сложившееся на личном опыте.

Много банальностей, известных всем, но нюансы, нюансы…

										Девушка приятеля танцевала на столе.
										- Хорошие ножки, - сказал я ему.
										- Ты, правда, так считаешь? - спросил он.
										- Да, - ответил я, - Не каждый стол способен выдержать такой вес.

С необходимостью ведения качественного учёта согласится практически любой человек, мало-мальски имеющий отношение к деятельности не только коммерческих организаций.

Ведение качественного учёта необходимо не только для того, чтобы понимать «что, где находится», но и для возможности качественного анализа, на основе результатов которого будут приниматься управленческие решения, начиная с планов развития коммерческих компаний и предприятий, и заканчивая управлением операционной деятельностью и персоналом.

В России сложилось несколько типов учёта, в силу исторически сложившихся особенностей российского делового обихода, и функций каждого из этих типов:

·         Налоговый.

·         Бухгалтерский.

·         Управленческий (он же – оперативный)

Налоговый и бухгалтерский учёт во многих компаниях совпадают по функциям и задачам, а вот управленческий, или, как его иногда называют, оперативный, учёт существенно отличается от них.

Управленческий и бухгалтерский учёт имеют различные функции и задачи, что приводит к существенным различиям.

Различия.

И запомните: красное вино - к мясу, белое вино - к рыбе. Ну а водка? Водка она ко всему... даже к тортику ...

·      Основной задачей бухгалтерского учёта является подготовка отчётности о деятельности компании после окончания отчётного периода, в том числе для начисления налогов и выплат в бюджет.

·        Основной задачей управленческого (оперативного) учёта является подготовка отчётности о текущем положении дел в компании с отражением всех возможных (или необходимых) аспектов.

Ещё одним отличием является то, что в управленческом учёте информация может появляться/ отражаться (и учитываться в дальнейшей работе) до появления подтверждающих документов[1], в то время как бухучет ведётся только на основе документов.

Кроме того, если в бухгалтерском учёте компания может (по разным причинам) и не отражать всей информации либо отражать её разрозненно, - распределяя по юридическим лица, имеющим отношение к компании, то в управленческом учёте информация должна быть отражена максимально полно и комплексно.

При анализе деятельности компании, особенно в случае, когда результатами анализа накопленной статистики является принятие решений на стратегическом уровне или в оперативной работе, управленческий учёт играет наиболее важную роль.

Проблемы, которые большинство компаний давно успешно решили:

"Человек родился для счастья, как птица для полёта!" - любят позлорадствовать пингвины и страусы.

·         Учёт расходования денежных средств.

·         Включая, во многих компаниях, бюджетирование и формирование платёжного календаря.

·         Учёт дебиторской и кредиторской задолженности.

·         Учёт поступления денежных средств.

·         Учёт поступления продукции и товаров.

·         Учёт реализации товаров и услуг.

Но для корректного и точного управления этого, как показывает опыт, оказывается недостаточно.

Необходимо контролировать и учитывать непосредственно динамику движения товаров (для торговых организаций) и, как минимум, комплектующих материалов и сырья[2] – для производственных компаний.

Существуют некоторые, простые и банальные, но, тем не менее, действенные и, что удивительно, в довольно большом количестве компаний не используемые правила организации учёта товародвижения.

Рекомендации по ведению управленческого учёта.

После операции хирург показывал Джеки Чану смешные и неудавшиеся моменты.

Данные о движении товара: поступлении, продажах и остатках,  являются базовыми в управлении и, в частности, при расчёте потребностей, – планировании продаж (реализации).

Любое искажение (умышленно или нет, в том числе обусловленное «особенностями компании») либо некорректность этих данных, ведёт к ошибкам, например, в определении потребности, всегда занижая прогноз, что, в свою очередь, грозит дефицитом («недопродажей») и потерей объёма продаж и прибыли. 

Основной доминантой правильного управленческого учёта товародвижения является принцип соблюдения реальной картины состояния склада по каждому дню.

Поставка.

А вот и моя прекрасная половина! Литра!

Информация о поставке должна вноситься в систему учёта компании до получения документов на поставку и, тем более до прибытия этой поставки.

Информация вносится в следующей последовательности:

·         На основе плана-графика отгрузок поставщиками.

·         На основе акцепта (подтверждения) поставщиком[3] возможности отгрузки формируется накладная поставщика.

·         После получения документов на партию поставки от поставщика в накладную, при необходимости[4] вносятся изменения по сравнению с акцептом (даты отгрузки, номенклатура и количество).

·         По прибытию партии по итогам приёмки на основе приёмки и выбраковки товара[5] накладная корректируется соответствующим образом[6] и проводится.

Проводка осуществляется той датой, когда товар реально становится доступен к продаже либо использованию.

Если по каким-либо причинам нужно проводить приходы другой датой, например по накладной поставщика, то такие приходы производятся на промежуточный склад, а с него, уже реальной датой «опускаются» на рабочий склад.

·         Более вносить изменения в эту накладную не имеет права никто в компании.

Перемещение между складами

Обернувшись красной девицей, лягушка сохранила хладнокровие.

Перемещение между складами компании[7] осуществляется (и проводится) по отдельному документу, имеющему отличную от отгрузок клиентам форму.

Приходование такой поставки может осуществляться, как аналогично приходованию и приёмке товара от поставщика (в этом случае в графе «Поставщик» указывается склад компании, отпустивший товар), так и по отдельной форме документа.

Отпуск клиентам

На байдарках всегда присутствуют два загадочных существа: Гребибля и Гребубля.

Иногда к ним присоединяются Нетудабля и Неорибля.

Отпуск клиентам, включая давальческую схему, осуществляется по стандартной схеме.

При давальческой системе также проводится услуга «Переработка» и/ или взаимозачёт требований.

Отпуск товара в управленческом учёте приводится датой фактической отгрузки.

Возврат от клиентов

Если бы идиоты умели летать, - это был бы не офис, а аэропорт.

Возврат от клиентов осуществляется, при ведении оперативного учёта, аналогично приёмке товара от поставщика.

При этом поставщиком выступает клиент. Возврат осуществляется по цене отгрузки.

В отчёте по дебиторской задолженности автоматически осуществляется зачёт требований[8].

Связь с «родительской» расходной накладной осуществляется либо программно, либо документы «связываются» вручную. Вариантов – множество.

Себестоимость (или, как минимум, – цена поставки) возвращённого товара при привязке возврата к «родительской» накладной, будет равна не цене отпуска клиенту, который товар вернул, а себестоимости/цене  при поставке товара напрямую от поставщика.

Если в бухгалтерском учёте можно провести сторнирование продажи, чтобы избежать лишних манипуляций и оформления дополнительного пакета документов, то в управленческом учёте сторнирование (отмена) продажи при возврате недопустимо.

Дата возврата также должна быть указана та, когда товар реально стал доступен к продаже (если товар вернули в продажу).

Возврат поставщику.

- Почему вы расстались?

- Я хотел другую, а у неё другой не было.

Возврат поставщику проводится как отпуск товара по цене поставки либо с включением в цену прямых затрат на товар (например, на транспортировку и хранение бракованного товара, на его таможенную очистку и затраты на возврат).

При этом также необходима привязка к родительскому документу (приходной накладной), программно либо вручную, и зачёт требований в системе.

Сторнирование поставки при возврате недопустимо.

Инвентаризация, выбраковка,  пересортица и излишки.

Если в имени «Илюха» поменять одну букву, то получится «Илюша».

При обнаружении излишков, брака, порчи или недостач, а также при пересортице, как известно, формируются отдельные документы:

·         Акт списания, с указанием причин, ассортимента и количества[9]. Можно использовать стандартные бухгалтерские формы таких актов.

·         Акт приходования пересортицы (при пересортице или обнаружении неучтённого товара).

Приходование излишков.

- А кто стучится к нам в ракету? –

Прижался Николай к Петру.

- Не знаю, открывать не будем,

и вряд ли это – человек.

Приходование излишков производится не датой обнаружения (её можно писать в комментариях к накладным), а датой, когда товар физически готов к реализации или использованию: перемещён на соответствующее место на складе с соблюдением всех необходимых процедур, в учётную систему введены все необходимые для реализации параметры.

При «уценке» товара из-за потери товарного вида и т.п. учёт уценённых товаров может вестись как при списании «полноценного» товара и поступлении уценённого (списание и приходование брака), так и по отдельному документу «выбраковка» с действием не «списать», а «уценить».

При обнаружении недостачи.

- что такое «светит, но не греет»?

- 15 лет строгого режима.

При обнаружении недостачи (например, при отборке/ комплектации заказа на складе либо при инвентаризации), товар сразу после получения подтверждающих это документов датой обнаружения и в день обнаружения должен быть выведен с соответствующего склада.

Недопустимо простое удаление выявленной недостачи из накладной без последующего выведения соответствующего недостаче количества. Если позже товар «находится», см. выше.

Резервирование товара

Блондинка съела «Рафаэлло», а орешек оставила, чтобы посадить.

При резервировании товара, состояние склада должно меняться реальной датой, когда товар становится недоступен к продаже[10].

В этом случае, при отлаженной системе резервирования и контроля резервирования, в момент проведения документа «Резерв», зарезервированный товар считается проданным.

При отказе по каким-либо причинам от резерва (например, клиент отказался или менеджер резервировал дефицитный товар «на всякий случай») недопустимо простое удаление документа по которому производился резерв: в этом случае товар возвращается на склад задним числом и якобы весь период резерва был доступен, но никому не нужен.

В таких случаях товар должен быть возвращён из резерва в общий доступ той датой, когда он стал реально доступен к реализации.

Рекомендуется контролировать «конвертирование»- «трансформацию» резерва в отгрузки.

Как в целом по компании, так и с дифференциацией по торгующим подразделениям и менеджерам.

Формирование оборотных ведомостей

Если женщина вам говорит, что вы – многогранная личность, - не обольщайтесь: это значит, что вы – гад, сволочь и паразит одновременно.

Оборотные ведомости при предоставлении данных для анализа формируются по всем рабочим дням, вне зависимости от того, было ли движение товара в эти дни или нет.

Оборотных ведомостей, вообще, в компании может вестись 2:

Физическое движение товара

Детская мудрость: «ПАПА, КОНЕЧНО, ХОЗЯИН В ДОМЕ, НО МАМА - ХОЗЯЙКА ПАПЫ».

Этот тип оборотной ведомости отражает фактическое полное движение товара по конкретному складу и включает в себя:

·         Запас товара на начало дня[11]

·         Отгрузки, которые в себя включают:

·         Реализацию клиентам.

·         Отгрузку на другой склад.

·         Возврат поставщику.

·         Передача на переработку по «давальческой» схеме

·         Списание товара по пересортице или недостаче.

·         Списание товара в брак.

·         Списание товара в уценку (перемещение на склад брака или уценки).

·         Поступления товара, которые в себя включают:

·         Приход от поставщика.

·         Поставка с другого склада.

·         Приходование излишков после инвентаризации или пересортицы.

При формировании такой оборотной ведомости остаток на начало следующей даты должен быть равен:

= Остаток на начало дня + Поступления – Отгрузки

По «чистым» продажам

- Раньше наша собака занимала первое место в сердце моей жены. Теперь это место занял я!

- И как же тебе это удалось?

- Понимаешь, пёс не ест то, что готовит жена. А я ем!

В оборотной ведомости указывается:

·         Запас товара на начало дня[12].

·         Отгрузки, которые в себя включают только реализацию клиентам[13].

·         Поступления товара, которые в себя включают:

·         Приход от поставщика.

·         Поставка с другого склада.

·         Приходование излишков после инвентаризации или пересортицы.

В этом случае остаток на начало следующей даты может быть не равен вышеуказанной формуле.

Именно на основе такой оборотной ведомости и происходит анализ и планирование продаж.

Замечания

Вчера выгнали со дня рождения... Думаю, может, не стоило дарить эту книгу "Признаки умственной отсталости"?.. Но я же из лучших побуждений... Думал - поможет...

При передаче товара с одного юрлица компании на другое (для оптимизации налогообложения, смене юрлиц и т.п.) в оборотных ведомостях оперативного учёта «по чистым продажам» такая передача не отражается.

При наличии у компании нескольких рабочих складов в одном регионе (например, при смене склада и, соответственно, переезде со склада на склад) при формировании оборотной ведомости «по чистым продажам» рекомендуется указывать совокупный входящий запас, суммарные отгрузки/ реализации и поступления без учёта перемещения между складами[14].

Индикаторы.

Врач задумчиво смотрит на Сильвестра Сталлоне:

- Неудержимый, значит. А руки перед едой моете? И "Имодиум" не помогает?

Часто в компаниях утверждают: «у нас с учётом все хорошо». Очень часто – это действительно так.

Но, тем не менее, существуют некоторые «флажки», которые выступают индикаторами и дают повод задуматься о том, что что-то в организации учёта не до конца продумано.

 Этими индикаторами являются:

·         Наличие отрицательных значений продаж либо цены продажи, – в случаях, когда возврат товара проводится сторнированием.

·         Наличие отрицательных, – «минусовых» остатков товара в прошедших периодах либо отрицательной стоимости/ себестоимости остатков.

Зачастую отрицательные остатки обусловлены либо пересортицей, либо некорректной - ошибочной проводкой.

·         Наличие отрицательных значений поставки либо стоимости поставки.

·         Попадание в оборотные ведомости по «чистым» продажам (т.е. в анализ соответствия продаж и запасов) перемещений товара между складами, списания брака, возврата поставщикам и т.п. «не реализационных» отпусков товара [15].

- Хочу в лес сходить по грибы.

- Там же клещи!

- Я оденусь нормально.

- да им пофигу, как ты выглядишь!

Существуют ещё несколько вопросов и нюансов по организации товарного справочника, но об этом – в следующий раз.

Шиков В.О.

 



[1] Например: планы, формирование накладной поставщика по выставлению акцепта поставщика до получения документов на поставку и т.п.

[2] Лучше ещё и оборудование, запасные части, расходные материалы инструменты и т.п.

[3] При необходимости – с соответствующими корректировками.

[4] Если при приёмке выявлены отклонения от акцепта поставщика.

[5] Если был бой, брак или пересортица – на основе акта приёмки по факту. При наличии в компании нескольких складов также учитывается склад приёмки и ФИО кладовщика, проводившего приёмку.

[6] В бухгалтерию отдаётся накладная с актом приёмки «по факту» с выбраковкой и т.п.

[7] Как в случае наличия у компании нескольких складов, которые могут отличаться функционально (стоковый, распределительный и оборотный), регионально, так и при смене («переезде») склада.

[8] Списание со счета клиента суммы, на которую произошёл возврат. Если она превышает задолженности или клиент – «предоплатник», то сумма «к возврату» появляется в кредиторской задолженности.

[9] Также рекомендуется фиксировать: кладовщика, оформившего акт, и сотрудника, который акт провёл, даты обнаружения, проводки.

[10] То есть из остатка товар может списываться в случаях резервирования под клиента, который «точно заберёт» или оплатил товар.

[11] «Чистый запас», то есть товар, пригодный к продаже, уже после выбраковки. Выбракованный и уценённый товар, если он подлежит продаже, может находиться на «складе брака».

[12] В зависимости от политики компании этот запас может быть физическим (т.е. полностью включать в себя весь физический остаток товара) либо «к продаже» (из физического остатка исключается оплаченный клиентами товар, товар, зарезервированный к отгрузке клиентами, которые «точно возьмут»). Но весь резерв из этого остатка не исключается. Остаток «к продаже» всегда больше «свободного» незарезервированного остатка и не превышает физический.

[13] Включая те сделки, по которым позднее был возврат: продажа была, значит, была потребность, а причин возврата может быть множество: нехватка средств на оплату, необходимость закупить другой товар при превышении (если не вернёт) кредитного лимита и т.д.

[14] В том числе не включается передача или списание товара на склад брака.

[15] Если предыдущие индикаторы можно увидеть «невооружённым глазом», то для того, чтобы обнаружить

Яндекс.Метрика