Ответы на вопросы об управлении запасами, закупками, снабжением.
О страховых запасах, дефиците, излишках, а также об объёмно-календарном планировании, управлении распределением, учёте затрат и прогнозировании спроса и запасов.

На вопросы отвечал Шиков Виктор Олегович
Генеральный директор ООО “Тримас Групп” г. Москва.

Почему растут запасы у дилера

Причин может быть множество и совершенно различных. Например:

• Некачественное управление закупками⁄поставками у дилера.
• Навязывание дилеру дополнительных объёмов и⁄или ассортимента сотрудниками поставщика.
• Закупка дилером избыточных (к его фактическим продажам) объёмов с целью получения дилерской премии⁄бонуса.
• Повышение цены поставщиком.
• Появление нового дилера поставщика в регионе с несогласованной (со старым дилером или поставщиком) ценовой политикой.
• Появление в регионе продуктов, конкурирующих с продуктом поставщика, но с более выгодными (на момент выхода в регион) условиями.

Причины могут быть и другие. Для выяснения причин неоптимальности запасов рекомендуем воспользоваться нашими услугами.

Узнать об услугах »

Приглашение специалистов на предприятие причина.

Причин может быть несколько:

• Квалификация сотрудников предприятия недостаточна для решения поставленных задач либо разрешения ситуации, сложившейся на предприятии.
• На предприятии недостаточно квалифицированных сотрудников для решения поставленных задач.
• Предприятию для развития требуется “свежий” взгляд и использование лучших практик, незнакомых сотрудникам предприятия.
• Руководство и топ-менеджеры компании не доверяют (возможно, имеют основания) квалификации и⁄или способности специалистов предприятия решить поставленные задачи.
• Руководство и топ-менеджеры компании считают, что предприятию требуются свежий взгляд и свежие идеи, которых не имеют сотрудники предприятия.
• Специалисты предприятия, за текущей работой, не успевают отслеживать актуальные и новые методы и технологии, которые могут оказаться полезными для предприятия.
• Руководство: топ-менеджеры и учредители/инвесторы предприятия хотят использовать в деятельности предприятия инструменты, методы и подходы из других отраслей и компаний для повышения эффективности предприятия либо достижения стоящих перед ним целей.

Это самые распространённые причины, но могут быть и другие.

Причины возникновения дефицита запасов.
Причины высокого уровня запасов

Как ни удивительно, но причины часто схожи. Хотя есть и некоторые отличия.

Сначала об отличиях:

Причины возникновения дефицита запасов:

• Ограничение поставщика либо ограничение производственных мощностей.
• Недостаток оборотных средств на закупку.
• Продажа большей части товара крупному клиенту – ошибки в управлении продажами.
• Высокие риски.

Для того, чтобы определить реальный дефицит товара и исключить его при планировании рекомендуем воспользоваться нашей услугой

по Подготовке статистики к анализу и прогнозированию, анализ и фильтрация дефицита »

Причины высокого уровня запасов:

• Принуждение поставщиком поддерживать высокий уровень запасов и⁄или ассортимента, включая заведомо низколиквидные позиции.
• Завышение поставщиком “планки” объёма для получения дилерского бонуса.
• Большой размер партии поставщика и⁄или транспортной партии.
• Отказ клиента от крупного заказа, срыв тендера и т.п., под которые была произведена закупка большой партии.

Общие причины.

• Некорректное планирование и выполнение планов. В частности, может заключаться в:
  • Неиспользовании объёмно-календарного планирования.
  • Некорректном формировании плана продаж или потребности.
  • Прогнозировании спроса и планировании продаж на статистике “как есть”, без учёта дефицита и случайных выбросов.
  • Отсутствии управления рисками и некорректная оценка рисков, как следствие, – некорректное формирование страховых запасов и их поддержание. В том числе:
    1. Отсутствие контроля качества прогнозов и планов, и их исполняемости.
    2. Отсутствие контроля исполнения планов и отклонений от них.
    3. Избыточное доверие мнению “экспертов”, в том числе, бывает, из-за высокой должности “эксперта” – отсутствие контроля качества прогноза эксперта.
  • Некорректный алгоритм планирования поставок и закупок.
  • Недостаточная работа с поставщиками.
  • Выбор неоптимального маршрута доставки и⁄или контрагента, обеспечивающего доставку.
• Некорректное управление ассортиментом и оборотными средствами, как следствие, – избыточный запас по одним позициям и дефицит по другим.

Это – основные “корневые” причины, которые приводят к возникновению излишков или дефицита запасов.

Точнее наиболее распространённые. Более точно определить причины можно воспользовавшись нашими услугами.

Узнать об услугах »

Проблемы связаны с недостаточными запасами.

Недостаточные запасы ведут к дефициту.

Для торговых компаний следствием являются упущенные продажи – неудовлетворение спроса.

Причём не только на тот продукт, который в дефиците, но и на те товары, которые связаны с ним, – продаются, как сопутствующие.

Как экономический результат – потерянная прибыль.

Как “нематериальный” – потеря доверия клиентов и имиджевые потери. Этот фактор имеет более долгосрочный результат – клиенты находят других поставщиков, разделяя объёмы, а если поставщик оказывается более надёжным, то клиент уходит.

Дефицит можно допускать только контролируемый и управляемый (по возможности). На “некритичные” и наименее ходовые товарные позиции. Это не приведёт ни к заметным экономическим, ни к имиджевым потерям.

Для производственных компаний усугубляется то, что дефицит некоторых запасных частей либо узлов для ремонта может повлечь за собой аварии и техногенные катастрофы.

Кроме того, для торговых компаний, при потере объёма продаж растёт операционная себестоимость из-за условно-постоянных затрат, которые распределяются по меньшему объёму.

Научится определять позиции, по которым дефицит допустим, а по которым нет, – можно на наших семинарах и тренингах.

Семинары и тренинги управление запасами и закупками »

Для того, чтобы определить реальный дефицит товара и исключить его при планировании, рекомендуем воспользоваться нашей услугой.

по Подготовке статистики к анализу и прогнозированию, анализ и фильтрация дефицита »

Проблемы управления дефицитом запасов.

Правильная постановка вопроса. Дефицитом можно и нужно управлять. Или как минимум контролировать.

Основная проблема заключается в том, что многие специалисты в большинстве российских компаний не умеют это делать.

Для того, чтобы определить реальный дефицит товара и исключить его при планировании, рекомендуем воспользоваться нашей услугой.

по Подготовке статистики к анализу и прогнозированию, анализ и фильтрация дефицита »

Научиться этому можно на наших семинарах и тренингах.

Прогнозирование спроса и планирование продаж. Подготовка статистики к анализу и прогнозированию. Анализ дефицита. »

Проблемы учёта затрат на поддержание запасов

какие проблемы? Существуют несколько составляющих затрат на формирование и поддержание запасов. Общая формула затрат на операции и формирование товарного потока:

Каждая из составляющих, в свою очередь, имеет несколько слагаемых.

Подробней можно узнать на нашем семинаре

Задачи логистики. Стандарты управления. Методы контроля и показатели эффективности»

Прогнозирование остатков на начало планового периода

Остатки на начало планового периода рассчитываются достаточно просто:

Текущий остаток – плановые продажи + плановые поступления

Плановые продажи и плановые поступления – от момента планирования до начала планируемого периода.

Единственная рекомендация: прогноз остатков на начало периода стоит осуществлять по “вилке” – минимум-максимум, то есть использовать максимальное и минимальное поступление и максимальные и минимальные продажи до начала планируемого периода.

Подробней можно узнать и научится можно на нашем тренинге

Стратегии управления запасами и заказами. Алгоритм планирования товарного потока »

Также можно воспользоваться нашими услугами по аутсорсингу формирования заказов поставщикам.

Узнать больше »

Срок реализации больше срока годности

Если под сроком реализации мы подразумеваем время, необходимое для реализации (продажи) партии, – налицо избыточный заказ.

Управление резервами товара

Подходы к управлению резервами товара могут отличаться в зависимости от рынка продукта, компании, типа компании – производственная или торговая, финансового состояния компании и т.п.

Для начала определимся, что такое “резерв”.

Здесь под резервом понимается бронирование товара под клиента с исключением товара, поставленного в резерв, из продажи.

Постановка в резерв имеет начало и окончание резерва – дату и время, а также действие по изменению статуса товара.

Для начала нужно определиться с подходом, – выработать правила резервирования, и начать контролировать трансформацию резерва в отгрузку.

Примеры правил резервирования:

• В резерв товар ставиться при получении заявки клиента на товар. Смена статуса происходит при оплате товара клиентом. Товар снимается с резерва и поступает в общую продажу, если товар не оплачен до определённого правилами компании срока.

  Этот вариант обычно используется при продаже товара в предоплату.

• Товар ставится в резерв при получении заявки клиента на товар – без оплаты. Смена статуса происходит при отгрузке товара клиенту. Снятие товара с резерва и поступление товара в свободную продажу происходит при отказе клиента от товара либо если товар не отгружен клиенту в течение определённого компанией времени, – например, договором с данным клиентом.

  Этот вариант обычно используется при продаже товара с отсрочкой платежа либо на реализацию.

Возможны и другие правила.

Еще раз необходимо отметить, что очень важно контролировать трансформацию резерва в отгрузку: по клиентам, менеджерам и подразделениям, – если у компании несколько подразделений продаж.

При наличии у компании нескольких подразделений продаж правила постановки и снятия с резерва могут отличаться для разных подразделений.

Филиал и региональный склад отличия

Отличия значительные: в функционале, структуре и задачах.

Филиал – это подразделение компании, задачей которого является привлечение клиентов и расширение продаж в данном регионе.

Главной задачей филиала является привлечение клиентов, увеличение либо поддержание продаж в конкретных регионах.

В структуру филиала входят подразделение продаж и склад, с которого осуществляются продажи клиентам.

Региональный склад – это подразделение компании, в задачи которого входит поддержание запаса и обеспечение отгрузок клиентам компании, находящимся в определённых регионах, а также на филиалы компании.

Часто организовывается для консолидации и снижения совокупного запаса (в компаниях с квалифицированных управлением запасами).

Нередко выполняет роль распределительного центра для филиалов и оптовых клиентов.

Главной задачей регионального склада является обеспечение отгрузок и формирование запаса.

При региональном складе подразделения продаж нет. Только операционное подразделение, отвечающее за документооборот и ведение учёта. Часто даже график отгрузок товара на региональный склад осуществляется подразделением, расположенном в другом регионе.

Формирование гарантийных запасов

Нужно определиться, что подразумевается под термином “гарантийный запас”:

• Страховой запас.
• “Неснижаемый” остаток.
• Запас, который поставщик обязан⁄обязуется поддерживать для удовлетворения заказов клиента⁄ ряда клиентов.
• Запас для удовлетворения гарантийных обязательств, например, по обслуживанию оборудования либо замене запасных частей, узлов, продукции.

Чем отличается планирование спроса от планирования продаж?

Более корректный термин – “прогнозирование спроса”, и тогда сразу становится более понятно.

Прогноз – это оценка состояния в будущем периоде.

План – это целеполагание, то есть тот уровень⁄объём продаж или производства, которого компании необходимо достигнуть в определённом периоде.

Под спросом здесь понимается общий объём продукции, товаров и услуг, который участники рынка (клиенты⁄потребители) готовы приобрести в течение определённого времени у данной компании.

Прогноз спроса – это оценка уровня спроса на основании данных статистики при известных условиях и известных внешних (для компании) тенденциях.

План продаж – объём продукции, товаров и услуг, который компании необходимо реализовать за определённый период для достижения поставленных на этот период целей.

План продаж может быть менее прогноза спроса. Например, из-за невозможности поставщиков компании удовлетворить потребность по различным причинам, в частности:

• Квотирования объёмов, отгружаемых клиентам, по причине ограничений в мощности производства.
• Особенностей производства, – например, сезонности.

Также одной из причин того, что план продаж менее прогноза спроса может быть недостаток оборотных средств компании, недостаток складских мощностей и т.п.

План продаж может быть и более прогноза спроса: при открытии новых филиалов, магазинов, повышению активности компании по привлечению клиентов, изменении условий и цен и т.п.

Также можно воспользоваться нашими услугами по аутсорсингу формирования заказов поставщикам.

Наши услуги по формированию заказов поставщикам включают в себя прогнозирование спроса и согласование плана продаж с заказчиком.

Узнать больше »

Шаг планирования продаж месяц или неделя?

Обычно, месяц принимается за период планирования.

За шаг планирования месяц принимается при периоде планирования в квартал, полугодие или год, – то есть чаще на более высоком уровне, чем оперативное планирование.

На оперативном уровне, при периоде планирования в месяц, за шаг планирования чаще принимаются стандартные: декада либо неделя, хотя возможны и другие варианты.

Шаг планирования декада или неделя позволяет управлять с большей точностью и более оперативно реагировать.

Кроме того, использование принципов объёмно-календарного планирования позволяет повысить качество управления запасом и оборотными средствами.

Подробней можно узнать на наших семинарах:

Ознакомиться с программами »